8 passos para uma gestão de mudança de sucesso

A gestão de mudanças é um tema extremamente importante, sobretudo no cenário atual, quando falamos de transformação e inovação na indústria ou em qualquer outra organização. Diante de crises e ameaças, torna-se fundamental ter um plano para contornar a situação e adaptar-se à nova realidade. No entanto, é muito comum observar que muitas empresas não estão preparadas e não sabem como implementar estas mudanças para alcançar sucesso com novos objetivos. Por isso, John Kotter criou os 8 passos para a implementação de uma gestão de mudanças eficaz nas organizações. Neste artigo, iremos discutir estes passos e compreender, através de exemplos, como os pode aplicar na sua indústria. São os 8 passos:1. Estabelecimento de um senso de urgênciaEstabelecer um senso de urgência não é nada fácil, pois não se trata de um evento pontual, mas de um processo profundamente ligado às lideranças da organização. Em muitos casos, todos sabem qual é o problema e qual o caminho necessário para a sua resolução, mas o que falta, muitas vezes, é a iniciativa de alguém impulsionar essa mudança. Seja por um fator externo ou não, é comum que o principal oponente ao processo seja a conformidade, o pensamento de que não é preciso mudar porque atualmente as coisas funcionam. O cenário de hoje não é necessariamente o mesmo que se apresentará amanhã e, como as mudanças não ocorrem de um dia para o outro, compreender que é necessário modernizar-se e reconhecer a urgência dessa mudança é fundamental. Um ponto interessante a destacar é que algumas empresas contratam especialistas para, além de avaliarem devidamente as reais necessidades de mudança, ajudarem a criar este sentido de urgência, pois assim não é algo observado apenas internamente, dado que terceiros também identificam e alertam sobre os riscos.2. Criar uma coalizãoUma vez estabelecido este sentido de urgência, o segundo passo é criar uma equipa que impulsione estas mudanças, podendo variar de um grupo pequeno a mais de 30 pessoas, dependendo da dimensão da empresa. Neste ponto, falamos tanto do aspeto de liderança como da partilha e disseminação da ideia de que é necessário mudar. Por exemplo, numa indústria, não adianta que a produção tome a iniciativa se as outras áreas não partilharem esse desejo de mudança e não estiverem alinhadas. Nesse sentido, funciona muito bem trabalhar com estruturas matriciais, em que as funções se organizam num eixo e outras áreas, como a excelência operacional, atuam de forma cruzada. Isto permite formar um grupo de pessoas mais dedicado a difundir as mudanças, abrangendo várias áreas dentro da indústria.3. Definir uma visãoEntão, a partir do momento em que temos um sentido de urgência estabelecido, bem como a coligação — ou seja, o grupo de pessoas que vai impulsionar estas mudanças — é hora de definir uma visão. Esta visão deve ser simples, algo que todos consigam compreender em poucos minutos e com que se sintam motivados, de modo a concretizar a mudança. Muitas empresas, neste ponto, acabam por trabalhar excessivamente focadas num projeto ou numa meta específica, fazendo microgestão e perdendo a coordenação com a visão ou objetivo global. Isto gera um despreparo para as mudanças, por estarem concentradas em aspetos demasiado específicos. Por isso, neste passo, é importante libertar-se da cartilha e observar os passos necessários para alcançar o objetivo final.4. Comunicar a visãoNeste passo, falamos essencialmente sobre ter como objetivo transmitir essa informação/visão ao maior número possível de pessoas, para que todos estejam cientes do objetivo e possam ajudar a promover essa mudança. Alguns exemplos que observámos nos nossos projetos, e que foram cruciais para o sucesso dos mesmos, é que os responsáveis pelo projeto a nível executivo, nos momentos-chave, estavam presentes para comunicar porque é que o projeto estava a começar, qual era a ação que estava a ser direcionada e qual a sua importância para o setor/organização. O mesmo torna-se importante quando o projeto de uma área específica também afeta outra área, sendo necessário que se estabeleça essa comunicação de forma sólida e muito clara para que haja um bom envolvimento e ambas as áreas percebam a importância do projeto para o todo. Um ponto interessante a destacar é que a comunicação não se baseia apenas em discursos, palestras e informativos, essa comunicação também é feita através de ações, dando o exemplo5. Remover obstáculosO quinto passo é eliminar resistências. Nesse processo, certamente irá encontrar algumas, umas decorrentes da falta de conhecimento e outras de objetivos conflitantes. Como já referimos anteriormente, o principal ponto de atenção é a comodidade e a inércia de deixar tudo como está, pois no dia a dia vai-se adaptando. A forma mais eficaz de eliminar estas barreiras é através da capacitação, por meio de formações e partilha de conhecimento. Ou seja, a comunicação é a principal ferramenta para superar muitas resistências, embora, por vezes, não seja suficiente, uma vez que estas mudanças podem ter impactos significativos em áreas adjacentes, sendo necessário um trabalho mais detalhado para perceber como contorná-las e, muitas vezes, será imprescindível o apoio direto das lideranças.6. Criar conquistas de curto prazoO sexto passo consiste na criação de um planeamento contínuo de pequenas conquistas, de forma a manter o sentido de urgência do primeiro passo, mas em etapas pequenas e constantes. Ou seja, se houver vários ganhos ao longo do processo, a equipa não fica muito tempo à espera de resultados, reduzindo a probabilidade de desmotivação. Aplicando isto ao contexto de implementação de software e novas tecnologias na indústria, por mais que os projetos sejam grandes e exijam metodologias clássicas de gestão de projetos, quanto mais conseguirmos introduzir conceitos de metodologias ágeis e envolver as pessoas das áreas afetadas em testes e simulações, melhor será o resultado.7. Consolidar as conquistas e ritmo de mudançasO penúltimo passo é consolidar os ganhos e não perder o ritmo. O objetivo aqui é garantir que as conquistas alcançadas até ao momento não se percam e sejam continuamente otimizadas. O essencial nesta fase é trabalhar com indicadores sólidos e bem controlados, monitorizando de forma constante, para perceber que estas ações não fazem parte de um projeto com início, meio e fim, mas sim de um processo contínuo de optimização. É muito comum, em processos de implementação de software, que, passado algum tempo, as equipas se desmobilizem ou haja mudança de foco, o que pode causar perda de empenho, algo que queremos evitar. Para isso, é importante que as equipas compreendam que as mudanças são contínuas e que os resultados surgem a médio e longo prazo. A motivação deve, por isso, manter-se estável e ser constantemente alimentada.8. Incorporar a mudança na cultura organizacionalO oitavo passo consiste precisamente em incorporar a mudança na cultura da organização. Ou seja, as empresas devem integrar na sua cultura organizacional a noção de que precisam de estar em constante transformação e atualização. Esta incorporação envolve desde um trabalho de lições aprendidas e a comunicação sobre como essas ações decorreram, até à forma como as mudanças são aplicadas na prática do dia a dia da empresa. Além disso, é fundamental refletir sobre questões de sucessão, tanto de executivos como das áreas responsáveis pelos projetos, para que estas mudanças e a nova mentalidade sejam transmitidas de forma natural e sólida, evitando qualquer descontinuidade. Só se percebe que a mudança está realmente enraizada na cultura organizacional quando esta deixa de depender de uma pessoa em específico. Assista ao conteúdo completo:[embed]https://youtu.be/9RWQToZd0Ds[/embed][noptin-form id=2822]